某上市高分子材料實驗室(簡稱:高分子實驗室)通過山東省重點實驗室建設驗收,成為國家認定企業(yè)技術中心,并且是CNAS國家認可實驗室。由于每日接收檢驗委托眾多、數據記錄和單據傳遞依賴紙質單據,存在部分環(huán)節(jié)工作效率相對較低和數據不準確的風險。2018年,高分子實驗室決定借助信息化系統(tǒng)提升管理水平,經過多次選型選定國工LIMS系統(tǒng);系統(tǒng)經過三年多運行,高分子實驗室管理水平得到巨大提升。
一、資源管理
1.人員管理

系統(tǒng)上線前,員工管理方式較為落后,儀器操作資質授權不及時,存在無資質人員操作儀器的風險。LIMS系統(tǒng)為所有員工建立電子檔案,檔案中記錄了培訓、考核、資質情況;管理者通過系統(tǒng)制定培訓計劃、組織培訓、員工考核,考核通過的員工賦予儀器操作資質授權,得到授權的員工可以操作指定的設備,提醒功能防止員工忘記培訓、考核及防止無資質人員操作儀器;徹底提升了人員管理水平。
2.設備儀器管理

系統(tǒng)上線前,設備日常養(yǎng)護依賴紙質檔案、紙質維護單據,存在儀器未按照計劃養(yǎng)護、儀器數據追溯困難等情況。系統(tǒng)提供了儀器全生命周期的解決方案,從儀器到貨、到貨檢測,再到儀器檔案、養(yǎng)護、報廢全過程進行關聯(lián),使得儀器管理全生命周期可追溯,管理者可以隨時掌握儀器養(yǎng)護情況;計劃時間提醒功能可以及時提醒工作人員對儀器進行養(yǎng)護。
3.物料、試劑管理

系統(tǒng)上線前,試劑、物料試通過紙質臺賬記錄物料試劑檢測情況、質保期,需要人為留意質保期,存在過期試劑、物料被領用的風險,物料追溯困難。系統(tǒng)上線后,通過批次將不同類型、不同質保期的物料、試劑進行區(qū)分。從新購入材料、質控檢測到物料的分類存儲,領料、退料、報廢批次貫穿整個物料、試劑的整個生命周期,輔以過期、低庫存提醒,避免物料、試劑領用失誤,降低實驗數據不準確風險且提升物料可追溯性。
4.檢驗項目

系統(tǒng)上線前,檢驗項目信息通過紙質卡片進行傳遞,卡片中無法詳細記錄樣條、檢驗參數、使用儀器、檢驗方法的等因素,實驗過程中完全依賴檢驗人員的經驗,存在工作效率較低、數據不準確的風險;系統(tǒng)上線后,檢驗項目自動帶入委托單并跟隨業(yè)務流轉,檢驗結果也可以通過計算公式自動計算,提高了工作數據準確性和工作效率。
5.環(huán)境管理

系統(tǒng)上線前,檢測環(huán)境的信息記錄到紙質單據上,管理者無法及時掌握實驗環(huán)境檢測情況,無法針對環(huán)境工作有針對的調整。系統(tǒng)上線后,管理者可以制定計劃,檢測人員根據計劃定期檢測,重要的實驗室使用系統(tǒng)采集實時的環(huán)境數據,系統(tǒng)可以形成環(huán)境變化趨勢和環(huán)境變化預警提供管理者參考,提高環(huán)境管理水平。
二、檢驗業(yè)務管理

檢驗業(yè)務管理流程是實驗室的標準化流程,適合多數實驗室使用。樣品接收、樣品制樣、樣品檢測通過掃描標簽跟檢驗委托單關聯(lián)并獲取信息,使得業(yè)務數據可追溯并減少人工錄入過程,提高工作效率和避免失誤。
1.委托單

系統(tǒng)上線前,委托單通過接收紙質委托或者電子郵件委托,委托方查看檢驗情況需要工作人員查找紙質單據,檢驗情況難以追溯。系統(tǒng)上線后,通過接口接收ERP、MES、科研項目系統(tǒng)推送的委托,客戶可以通過線上直接下單;檢驗項目由系統(tǒng)根據樣品的檢驗模板直接生成或者委托方指定,系統(tǒng)根據檢驗項目自動計算委托價格;委托方可以通過系統(tǒng)查詢檢驗情況,提高了工作效率。
2.樣品接收

系統(tǒng)上線前,樣品接收通過紙質記錄樣品、委托單位等信息,存在失誤風險、追溯困難且耗時較長。系統(tǒng)上線后,通過掃描樣品標簽,自動獲取信息記錄委托單號、樣品信息、檢驗項目等信息,提升工作效率,避免人為失誤風險。
3.樣品制樣

系統(tǒng)上線前,樣品經過制樣后分成多份同時需要留樣,通過紙質記錄制樣信息,存在失誤風險和樣品追溯困難的情況;系統(tǒng)上線后,樣品通過掃描樣品標簽獲取委托單號、樣品信息、檢驗項目等信息,并根據檢驗項目中的樣條類型進行制樣,同時記錄制樣信息,制樣后打印標簽貼到樣品,避免人為失誤風險。
4.樣品測試

系統(tǒng)上線前,檢測結果通過紙質單據進行記錄,存在記錄或計算錯誤的風險;系統(tǒng)上線后,樣品測試通過掃描標簽獲取委托單號、樣品信息、檢驗項目,支持手工錄入、文件導入、系統(tǒng)讀取儀器數據的方式記錄檢測結果,檢驗項目的結果可以根據公式自動計算,有效的提升數據準確性。以下介紹幾種高分子實驗室檢驗項目的檢驗過程
老化試驗。老化箱里擺放近百個樣品,不同的樣品要求老化時間不同。需要人為記錄并且人為關注時間取出,存在過時為記錄風險。系統(tǒng)上線后,樣品放入老化箱前對掃描樣品標簽獲取樣品信息和存放時間,記錄開始時間自動計算取出時間,到取出時間前進行提醒(對接企業(yè)微信、釘釘),提高工作效率和避免數據不準確。
感官試驗(氣味)。檢測人員召集測試人員分發(fā)氣味瓶后并逐個告知檢驗結果的選項,測試人員聞過氣味瓶后將結果寫到字條上,檢測人員收集字條人工進行統(tǒng)計判斷結果,由于檢驗數量很多,人工收集統(tǒng)計效率較低。系統(tǒng)上線后,檢測人員僅需將結果選項錄入并對氣味品貼上標簽,測試人員聞過氣味瓶后,用手機對氣味瓶的標簽掃碼,根據顯示結果進行選擇,系統(tǒng)根據多數原則確定結果,節(jié)省了告知過程和收集統(tǒng)計過程,提高了工作效率。
筒支梁沖擊測試。檢測員在筒支梁沖擊試驗機設置樣條和力度,對樣條進行沖擊試驗,每次試驗后將結果根據樣條和力度不同分別記錄到紙質單據上,記錄過程用時過長,存在失誤風險。系統(tǒng)上線后,對接筒支梁沖擊試驗機,試驗后系統(tǒng)讀取根據試驗機設置的樣條和力度,自動匹配檢驗項目和獲取數值,避免失誤風險和提高效率。
收縮率測試。檢測員使用千分尺測量后在紙質單據手工記錄測量值,放入冷藏設備到時取出,再次使用千分尺進行測量,找到之前單據再次記錄并計算收縮率,存在失誤風險且工作效率較低。系統(tǒng)上線后對接千分尺,檢測員掃描樣品后使用千分尺測量,系統(tǒng)自動讀取測量結果,放入冷藏到時取出,再次掃描樣品使用千分尺測量后,系統(tǒng)自動讀取測量結果并計算收縮率,避免失誤且提高工作效率。
5.結果審核

系統(tǒng)上線前,審核人根據樣品逐一找出檢驗單進行審核,耗費時間較多;系統(tǒng)上線后,審核人委托單號、樣品信息篩選快速找到檢驗項目的結果進行審核,不合格的檢驗項目可以退回,檢驗完成后再次審核,提高工作效率。

系統(tǒng)上線前,檢驗報告需要專人根據檢驗單進行謄抄,浪費時間且有失誤風險;系統(tǒng)上線后,系統(tǒng)根據委托單自動生成報告,支持設置檢驗報告和合格證模板、支持電子簽字和電子印章、報告自動分發(fā)等功能,節(jié)省時間提高效率、避免失誤。
三、報表分析


系統(tǒng)上線前,高分子實驗室統(tǒng)計數據需要將單據數據錄入電子表格制作報表,耗時較長且有數據錯誤風險。系統(tǒng)提供豐富的報表系統(tǒng),支持多種圖形、多種圖表樣式等個性化樣式;自定義組合查詢條件、支持數據鉆取、圖表聯(lián)動等功能,輕松實現數據追溯和統(tǒng)計。
駕駛艙數據動態(tài)實時展示(支持大屏顯示)、異常數據提醒,可實時掌握實驗室各項數據減少實驗失誤節(jié)約成本,提升實驗室管理水平。
四、售后服務

國工售后服務團隊為高分子實驗室通過線上和線下提供了系統(tǒng)功能變更和改善、報表制作、員工培訓、誤操作處理等優(yōu)質服務,有效保障了系統(tǒng)正常運行和業(yè)務正常流轉。
國工LIMS系統(tǒng)遵循ISO/IEC17025《檢測和校準實驗室能力的通用要求》設計,在高分子實驗室運行三年多時間;不僅實現了檢驗業(yè)務流程的標準化、可追溯和無紙化辦公,所有數據系統(tǒng)自動關聯(lián)和計算,徹底提升高分子實驗室管理水平和數據準確性;而且還沉淀了三百多萬條實驗數據,有力的支持科研部門的新產品研發(fā)和配方、工藝改進,使得該公司科研方面大幅提高工作效率和降低運營成本。
責任編輯:胡金鵬